Nghi thức giao tiếp cơ bản (Phần 1: Chào hỏi)


Serie bài: Nghi thức giao tiếp

Kì 1: Chào hỏi

Có những nguyên tắc đã được nâng lên lý thuyết cơ bản mà ta không hề biết, cặm cụi trải nghiệm, “sai-làm lại”. Theo dõi serie bài Nghi thức giao tiếp để đúng ngay lần đầu tiên nhé. :D

 

  1. Chào hỏi

 

“Lời chào cao hơn mâm cỗ”

 

Chào hỏi là nghi thức cơ bản và được sử dụng phổ biến nhất trong các nghi thức giao tiếp. Chào người quen, chào người muốn làm quen, thậm chí là người lạ, người dưng vẫn chào hỏi nhau. Chào hỏi giúp chúng ta thu hút sự chú ý, bắt đầu quá trình giao tiếp, rút ngắn khoảng cách với đối tác giao tiếp và tạo bầu không khí cho cả quá trình giao tiếp.

o   Ai chào trước

Theo lễ nghi thì đàn ông chào đàn bà trước, trẻ chào già, nhân viên chào sếp, … Quyền ưu tiên “Big first, Lady first” đã trở thành nguyên tắc được thống nhất chung trong giao tiếp.

Tuy nhiên, trong từng hoàn cảnh cụ thể và mối quan hệ giữa những người tham gia quá trình giao tiếp, người bắt đầu chào trước có thể là người cấp dưới hay nam giới.

Ví dụ:

Ø  Trong công sở: Không có quy định phụ nữ phải chào sếp là người cùng tuổi hay trẻ hơn trước. Trong đám đông, sếp cần phải chào nữ nhân viên của mình trước. Khi một người trẻ hơn bạn hoặc gữi chức vụ thấp hơn bạn trong đám đông với một phụ nữ hoặc nhiều phụ nữ thì người phải chào trước nhất thiết phải là bạn.

Ø  Nếu bạn muốn nhờ một người không quen biết chỉ dẫn điều gì hay giúp cho một việc gì đó thì đầu tiên bạn phải chào người đó trước rồi sau đó mới nêu lời đề nghị giúp đỡ của mình ra. Nếu bạn không dám chắc là người gặp có quen hay không thì nên gật đầu chào.

Ø  Khi trong phòng làm việc có đám đông tụ họp, thì người vào sau nhất thiết phải chào những người có mặt. Khách đến, khi mọi người đã ngồi hết cả vào bàn rồi, trước tiên phải chào phụ nữ, sau đó mới chào đến đàn ông. Nếu có người thân với mình cũng ngồi ở đó thì càng thân thiết càng chào sau cùng. Nếu là đàn ông, đến sau khi mọi người đã có mặt đông đủ, thì trước tiên phải chào tất cả phụ nữ, sau đó đến người thân là nữ của mình và cuối cùng là đàn ông.

Ø  Ở nhà hàng, khi các bàn đã có người nhưng còn chỗ, trước khi ngồi xuống bạn phải chào những người trong bàn và xin phép ngồi vào ghế trống. Khi đứng lên bạn có thể chào cả bàn bằng cử chỉ gật đầu. Trong nhà hát, hay nhạc hội, trước khi ngồi vào chỗ, bạn cũng chỉ cần gật đầu chào những người bên cạnh.

Ø  Nếu bạn là đàn ông đang đi với bạn ngoài đường, có người chào bạn mình, bạn cần phải gật đầu đáp lại người đó ngay cả khi bạn không biết người chào. Nếu bạn là phụ nữ thì chỉ đáp lễ khi cái chào đó dành cho cả bạn.

Ø  Đến làm khách ở một nơi khác, trước tiên bạn phải chào chủ, nếu là gia đình bạn phải chào bà chủ trước sau mới đến ông.

Việc tuân theo những nghi lễ chào hỏi sẽ tránh cho bạn những sự hiểu lầm trong gặp gỡ hàng ngày. Đồng thời, bạn thể hiện sự tôn trọng, mong muốn thiết lập, củng cố, phát triển và duy trì mối quan hệ với người khác.

Trong trường hợp một người nào không chào bạn trước (theo nguyên tắc quyền ưu tiên), hoặc lơ đãng không chào đáp lại bạn thì không nên lấy đó làm việc khó chịu. Song nếu một người cố ý không chào bạn, hoặc không đáp lại cử chỉ, lời chào của bạn thì bạn cần tìm hiểu rõ nguyên nhân. Trong trường hợp này, bạn tạm dừng việc chào hỏi hoặc tiếp cận chào hỏi thân thiết, gần giũ hơn tùy thuộc mức độ cần thiết triển khai quá trình giao tiếp tiếp theo. Còn nếu là người thân, quen thì bạn nên đề nghị giải thích, trao đổi vui vẻ, thẳng thắn để rút kinh nghiệm cho mình và người quen.

o   Các cách chào:

Ø  Chào bằng cử chỉ:

      “Cái đó đơn giản không” – có người sẽ thốt lên khi đọc đầu đề này. Tuy vậy, nếu để ý, bạn sẽ thấy ở ngoài đường rất nhiều người sử dụng kiểu chào đơn giản và quen thuộc này mà vẫn làm chưa chuẩn, mắc lỗi nhỏ không nên có.

      Nếu là đàn ông, có đội mũ, khi chào cần giơ mũ lên khỏi đầu, làm một vòng nhỏ gần ngang mặt, không thấp hơn, bằng cánh tay phải. Nếu bạn đang đi với một phụ nữ hoặc đang xách một vật nặng phải giơ mũ bằng tay kia (tay trái). Không được giữ mũ lâu trên tay, phải đội mũ lên ngay khi người kia đi qua.

      Khi người đàn ông không đội gì trên đầu chỉ cần cúi đầu chào. Nếu bạn chào người bên kia đường thì phải cúi đầu đủ để người kia nhìn thấy. Không nên cúi chào ở khoảng cách xa quá hơn ba mươi bước. Tránh gọi to qua đường để chào.

      Bạn vào nhà, hay cơ quan công sở, bạn phải bỏ mũ ra, bằng cử chỉ này, bạn chứng tỏ cho chủ nhà biết rằng bạn tôn trọng họ. Nếu bạn chào ai đó đang đi mà họ dừng lại, điều đó chứng tỏ họ muốn nói chuyện với bạn. Thường thì chỉ có người già mới có thể cho phép mình làm thế với người trẻ, sếp với nhân viên… chứ không thể ngược lại. Đàn ông phải bỏ mũ ra khi chào cờ, quốc ca và phải đứng nghiêm. Phụ nữ thì không cần bỏ mũ, nhưng phải đứng nghiêm không cử động.

Ø  Chào bằng lời

Khi chào hỏi bằng lời, quan trọng nhất là chào đúng đại từ nhân xưng.

Trong giao tiếp trước hết phải hiểu tính chất của mối quan hệ giữa những người giao tiếp với nhau, từ đó mới có thể xưng hô đúng, tức là tự xưng mình và gọi người giao tiếp với mình như thế nào, nói cách khác có được câu chào chuẩn mực và kèm theo là hành vi cư xử đúng đắn.

      Đại từ nhân xưng của ViệtNamrất phức tạp: anh, chị, cô, chú, ông, bà, bác, con, em, tôi, ngài, … Trước hết, đố là sự phong phú trong hệ thống xưng hô bằng các từ chỉ quan hệ họ hàng. Hệ thống xưng hô này có các đặc điểm :

-        Thứ nhất, có tính chất thân mật hóa (trong tình cảm), coi mọi người trong cộng đồng như bà con họ hàng trong một gia đình.

-        Thứ hai, có tính chất xã hội hóa, cộng đồng hóa cao – trong hệ thống từ xưng hô này, không có cái “tôi” chung chung. Quan hệ xưng hô phụ thuộc vào tuổi tác, địa vị xã hội, thời gian, không gian giao tiếp – chú khi ni , mi khi khác. Cùng là hai người, nhưng cách xưng hô có khi đồng thời tổng hợp được hai quan hệ khác nhau : Chú – con, bác – con, bác – em, anh- tôi,… Lối gọi nhau bằng tên con, tên cháu, tên chồng; bằng thứ tự sinh ( Cả, Hai, Ba, Tư…).

-        Thứ ba, thể hiện tính tôn ti kĩ lưỡng: Người ViệtNamxưng và hô theo nguyên tắc xưng khiêm hô tôn (gọi mình thì khiêm nhường, còn gọi đối tượng giao tiếp thì tôn kính). Cùng một cặp giao tiếp, nhưng có khi cả hai đều cùng xưng hô là em và đều cùng xưng là em và đều gọi nhau là chị. Việc tôn trọng, đề cao nhau dẫn đến tục kiêng tên riêng : người ta chỉ gọi tên cái ra để chửi nhau; đặt tên con cần nhất là không được trùng với tên của những người bề trên trong gia đình, gia tộc cũng như ngoài xã hội. Vì vậy mà trước đây có tục nhập gia vấn húy (vào nhà ai, hỏi tên chủ nhà để khi nói nếu có động đến từ đó thì phải nói lệch đi).

Hiểu được cách xưng hô đúng của dân tộc mình không phải là đơn giản, xử dụng đúng cách xưng hô và câu hỏi thăm khi giao tiếp với người khác lại càng phức tạp và tế nhị. Chẳng hạn nếu bạn là một cô gái, gặp một người đàn ông hay một người phụ nữ nhiều lúc vì không biết người đó bao nhiêu tuổi nên không biết phải xưng hô thế nào: Gọi bằng anh, bằng chị thì có thể không phải phép, gọi bằng chú bác thì sợ người đó mếch lòng… Có những người về lứa tuổi ta nên gọi bằng là chú, bác nhưng họ lại chỉ thích được gọi là anh; hoặc với phụ nữ, ta muốn gọi họ là chị cho trẻ trung nhưng họ chỉ thích được xưng là cô, là dì,… Thông dụng nhất trong giao tiếp xã giao, người ta thường tự xưng là Tôi, gọi đối tác là Anh, Chị hoặc Ông, Bà có kèm chức danh (nếu có), ví dụ như: Thưa giáo sư, thưa bác sỹ, thưa sếp, thưa trưởng phòng, thưa giám đốc….xưng hô như vậy là rất tiện ngoài ra…..

      Cách xưng hô, chào hỏi cũng thay đổi theo thời gian. Việc xưng hô, chào hỏi và hành vi giao tiếp đúng, phù hợp với tập tục, thói quen, là biểu hiện thái độ tôn trọng, thân mật gần gũi… Nếu không, có thể gây ra hiểu lầm, gây ác cảm thiếu thiện chí trong giao tiếp. Khi giao tiếp lần đầu, đối tượng giao tiếp chưa hiểu về nhau thì xưng hô, chào hỏi được coi như bước đầu để giao tiếp, giữ đúng nguyên tắc “nhập gia tuỳ tục”.

      Giới thiệu

o   Tự giới thiệu

Nếu bạn muốn, hay có ý định làm quen với ai đó, hay bạn cho rằng người đó cũng muốn làm quen với bạn để tâm sự, làm ăn thì bạn phải tự giới thiệu mình.

Trong giới thiệu cũng phải tuân theo nguyên tắc: Người phải tự giới thiệu mình trước là: đàn ông với phụ nữ; trẻ với già và nhân viên phải giới thiệu với sếp trước.

Ngoài tên gọi, khi tự giới thiệu mình bạn có thể giới thiệu kèm theo tên công ty, cơ quan công tác hay mục đích bạn gặp đối tác và các yếu tố khác phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp.

Tốt nhất là nên để người khác giới thiệu bạn, nếu bạn buộc lòng tự giới thiệu thì phải làm sao để mọi người không xem đó là một sự quấy rầy. Khi đối tác đã tự giới thiệu, bạn bắt buộc phải tự giới thiệu lại. Đối tác tự giới thiệu những yếu tố như thế nào bạn cũng nên đáp lại tương tự.

Không có lý do chính đáng thì không tự giới thiệu.Người ta có thể tự giới thiệu mình hoặc nhờ người khác giới thiệu mình với ai đó vì việc quan trọng chứ không bao giờ vì những chuyện vặt vãnh như mồi thuốc, hỏi đường… Trong công sở người ta chỉ tự giới thiệu khi đến làm một việc quan trọng.Tránh tự giới thiệu tùy tiện, dài dòng, vòng vo.

o   Giới thiệu người khác

Có rất nhiều tình huống giao tiếp mà bạn cần giới thiệu về người khác. Biết cách giới thiệu đúng không những nâng cao giá trị đối tác của bạn mà còn khẳng định bạn là người lịch sự, khéo léo. Dưới đây là một số tình huống tham khảo về cách thức giới thiệu.

Ø  Khi có người mới đến làm việc: thường thì sếp hoặc đồng nghiệp phải giới thiệu một nhân viên mới với những người khác. Việc giới thiệu một vài chức vụ, chức vị đã trở thành thói quen truyền thống. Những chức vụ, chức vị này không phải là những đặc điểm khi sinh ra, mà thường gắn liền với nghề nghiệp, công việc của mỗi người và mang chức năng đo giá trị xã hội khi đánh giá con người.

Ø  Những người trong quân đội: việc giới thiệu cấp bậc khi tự giới thiệu là sự cần thiết. Ngay cả trong cách xưng hô cũng có thể nhận ra các cấp bậc này, Ví dụ “Thưa ngài đại tá ” hay “thưa đồng chí đại tá”.

Ø  Những chức vị học thức cũng trở thành quen thuộc trong cách thức giới thiệu. Không chỉ giáo sư mà ví dụ nhà kinh tế học, kỹ sư, giáo viên…những chức vị này đánh giá mặt công việc của con người.Tóm lại, chúng ta có quyền tự hào khi trong cách thức giới thiệu, xưng hô những chức vị học thức ngày càng phổ biến hơn.

Nhưng cần phải nhớ một điểm hết sức nổi bật của cách thức giới thiệu là những người tự giới thiệu mình thường không hay nhắc đến các chức vụ, chức vị cấp bậc, nhưng nếu giới thiệu họ mà không nhắc đến điều này là bất lịch sự.

Nếu muốn mọi người đối xử tốt với người được mình giới thiệu, bạn có thể nhấn mạnh rằng đó là bạn rất tốt, là đồng nghiệp cùng cơ quan, hay bạn học cũ… Bạn có thể nói “ xin giới thiệu, đây là bạn rất thân của tôi, là….” Hãy nói về mức độ mối quan hệ với bạn, cảm tình bạn dành cho người được giới thiệu và những ưu thế của người đó.

Người được giới thiệu không được chìa tay trước mà phải chờ cho người giới thiệu mình nói tên mình và chờ cho người kia chìa tay trước rồi mới được chìa tay ra bắt. Nếu không có những nguyên do đặc biệt thì người đứng ra giới thiệu không được nói lý lịch cũng như các tư liệu về công việc của người được giới thiệu ra.

Một phụ nữ có thể ngồi khi người ta giới thiệu với mình một người đàn ông đứng tuổi hoặc một cô gái trẻ. Nhưng khi đó là một ông già hoặc một phụ nữ gữi chức vụ cao  thì nhất thiết phải đứng dậy.

Khi một người đàn ông được người ta giới thiệu với một người phụ nữ đang ngồi, anh ta phải khẽ cúi mình, nhìn thẳng vào mắt người phụ nữ, trong trường hợp này phải chìa tay, gật đầu.

Kì 2: Bắt tay và đưa tài liệu

About these ads

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s